De adeus ao envio de malotes

 Otimize tempo e reduza custos no envio de documentos

Em breve os malotes deixarão de existir e a esta tarefa será “tomada” pela guarda e envio digital de documentos. Isso porque, através do arquivamento digital se tem muitos benefícios, então vamos citar alguns deles: 

• Agilidade: Documentos disponíveis em tempo real para consulta a qualquer momento, e de onde estiver, pois os mesmos já estão on-line. 

• Praticidade: Se houver necessidade de compartilhar um documento arquivado dentro da plataforma, pode ser feito de forma digital, através de anexo por e-mail ou através de um link de acesso ao documento.

• Eficiência: Redução de tempo de processo para buscar, procurar e controlar esta documentação, ou seja, tudo se torna mais fácil.

• Economia: Valores gastos com papel, impressora, toner, combustível, motoboy e estacionamento praticamente deixarão de existir, o tempo gasto no trânsito e na separação da documentação pode ser utilizado para tarefas que agreguem valor ao seu negócio.

• Otimização Espaço Físico: Fim do problema de "mais espaço" ou "espaço existente não é suficiente". As pastas de A a Z de documentos impressos e o arquivo morto deixarão de existir, resultando em otimização de espaço físico e fim do controle de documentos armazenados fisicamente.

Isso é muito bom não é? Além de estarmos cuidando do meio ambiente, ainda reduzimos custos desnecessários e tempo de processo.

Quer ingressar para o arquivamento digital e não sabe como fazer isso? Escreve aí!

http://lagosys.com.br/servicos/ged-digitalizacao/

Administre contratos sem dor de cabeça!

Já ouviu falar sobre GESTÃO DOCUMENTAL?

Para não perder prazos e nem tempo procurando contratos, você pode escolher uma ferramenta de gestão documental para administrar e controlar corretamente a situação ou execução entre os departamentos envolvidos, na gestão de cada contrato.

Na hora da escolha, observe se esta ferramenta possui:

• Taxonomia: para organizar e classificar corretamente quanto a sua natureza ou categoria;

• Temporalidade Documental: para poder controlar automaticamente o ciclo de vida, como por exemplo, a data de vencimento do contrato;

• Flexibilidade De Acesso: ou seja mobilidade, para acessar de qualquer lugar, através da internet;

• Também é importante que esta ferramenta possua algumas facilidades como: exportar, enviar por e-mail e assinar com certificado digital;

• Há, outra funcionalidade imprescindível para esta ferramenta é trabalhar com processos (Workflow). Com este recurso você vai poder cuidar das fases, passo a passo, desde a sua criação, passando pela execução até chegar ao seu encerramento ou a renovação, fazendo com que o documento circule automaticamente entre as pessoas envolvidas.

Ficou em dúvida? Comenta aí e orientamos você!
http://lagosys.com.br/servicos/ecm-gestao-de-conteudo/

Você sabia que pode ter um servidor que nunca cai?

A resposta é COMPUTAÇÃO EM NUVEM!!!

Esta tecnologia disponibiliza capacidade computacional segura e redimensionável através da internet. Usando uma interface de web simples, você obtém e configura seu servidor virtual com o mínimo de esforço.

Estamos falando da Amazon Web Services (AWS), atualmente a maior plataforma de nuvem privada, mais adotada, mais abrangente e mais segura do mundo.

AWS oferece um serviço computacional para que possamos criar um servidor em poucos cliques.

• E se precisar de mais memória ou mais processador? Não tem problema, pode aumentar ou diminuir a capacidade computacional em minutos e não horas ou dias.

• Será que este serviço é confiável? SIM, pois, garante uma disponibilidade de 99,99%. Você consegue esta mesma garantia de disponibilidade em seu servidor local? Se sua resposta é sim, você também sabe o tamanho do investimento necessário em infraestrutura?

• E sobre a segurança?  Quem utiliza este serviço se beneficia de um datacenter e de uma arquitetura de rede, criados para atender aos requisitos das empresas com as maiores exigências de segurança do mundo. Além do mais, oferece funcionalidades seguras e robustas que nos permitem configurar e controlar os acessos.

• E o preço então? Paga-se uma taxa muito baixa pela capacidade computacional, ou seja, é sob demanda, paga conforme o uso. 

•  Você precisa testar? Sem problemas, pode criar um servidor virtual para testes, de graça.
• Quer saber como criar um servidor virtual? Escreve aí abaixo qual a tua dúvida ou dificuldade que ajudo você!

http://lagosys.com.br/servicos/servidor-virtual-em-nuvem/

Será despedida do servidor local?

Servidores locais podem deixar de existir em pequeno espaço de tempo?

 

No meu entendimento não deixarão de existir, afinal sempre haverá espaço para infraestruturas locais de organizações que por algum motivo técnico, legal, ou devido alguma norma, por exemplo, não possam utilizar a computação em nuvem. O que ocorre claramente é que sua utilização esta cada vez menor. Sabe porque? Porque manter um servidor local exige cuidados, como por exemplo.

• Manter a temperatura ambiente em torno de 21º. Ou seja, é necessário investir em ar-condicionado e pagar uma conta de Luz mais cara no final do mês.

• Realizar limpeza física para tirar o pó do equipamento. Isso deve ocorrer pelo menos duas vezes ao ano.

• Garantir uma rede elétrica estabilizada e claro, que não falte energia. Mas para isso é preciso contar com um no-break e um banco de baterias extras que abastecerão o servidor caso falte energia e o manterão ligado por algum tempo, ao menos para poder fechar as aplicações e desligá-lo corretamente. Servidor desligado abruptamente pode gerar muita dor de cabeça e prejudica os componentes físicos (hardware) e as aplicações utilizadas (software). Não podemos esquecer que as baterias também precisam de cuidados, além de ser necessária sua troca de tempos em tempos.

• Todo servidor possui um tempo de vida útil, por isso, em média, a cada cinco anos as empresas precisam trocá-lo, seja para suportar novas aplicações, para melhorar a performance do hardware ou devido algum componente defeituoso.

• Possuir um plano de contingência com todos os cuidados necessários é importantíssimo e ainda assim, é praticamente impossível garantir que um servidor funcione 24 horas por dia, 7 dias por semana, durante 5 anos por exemplo. Uma solução? Investir em redundância, ou seja, duplicar a infraestrutura física, ter a mesma infraestrutura duas vezes. 

• Não falamos sobre Segurança porque renderia mais um extenso parágrafo, e este assunto deixamos para uma próxima abordagem.

Sugiro que você avalie quanto custa para manter seu servidor funcionando durante o ano. Avalie o valor investido na aquisição do equipamento e sua depreciação. Avalie também os custos fixos em energia elétrica, tempo parado e manutenções com profissional qualificado ou terceirizado. Avalie inclusive se houve alguma perda ou dano que não pode ser reparada. Se conhecer seus gastos, poderá encontrar respostas. Uma delas, sem dúvida pode ser a Computação em Nuvem.

 

SABE PORQUE A FALTA DE GESTÃO DOCUMENTAL, ELEVA OS CUSTOS ADMINISTRATIVOS DA SUA EMPRESA?

Porque a globalização, juntamente com a tecnologia, nos permite criar um volume gigantesco de informações que de alguma forma precisam ser gerenciadas e avaliadas. Parece que os profissionais estão sendo engolidos por uma avalanche sem fim de papéis, emails, arquivos, mensagens de voz, dentre outros. 

Isso ocorre porque falta da Gestão de Documentos infelizmente ainda não é reconhecida como uma pratica comum em muitas organizações. Talvez porque não há “um único grande problema” e os gestores simplesmente ignoram este fato. 

A maioria das organizações não entende o tamanho do problema e o quanto a falta de gestão documental custa, em reais, ou ainda, em termos de recursos humanos, porque elas não dispõem de nenhum meio fácil de mensurar o custo total deste problema.

Documentos são duplicados e triplicados diversos lugares. As pessoas frequentemente enviam emails, salvam arquivos em pastas locais e servidores... e ainda mantêm cópias em papel. O volume de documentos eletrônicos explodiu e o volume de papéis utilizados aumentou a cada ano na maioria das empresas. 
 
Há outra coisa, por acaso você já mediu os custos de uma impressora? 
Faça um teste, identifique no último ano quanto foi gasto com tinta ou tonner, mão de obra com a manutenção, peças de reposição e até mesmo depreciação do equipamento?

QUANTO VALE A INFORMAÇÃO DA SUA EMPRESA?

Conforme pesquisa do Ponemon Institute, realizada com 45 empresas americanas que perderam seus dados, cada registro de informação perdida teve custo médio de U$S 6,7 milhões de dólares. A pesquisa revela ainda que a violação de dados atingiu US$ 204 dólares por registro perdido ou roubado. Este valor cresce a cada ano e os últimos cinco anos mostram um crescimento de US$ 138 dólares. A mesma Ponemon diz que 59% dos dados corporativos foram desviados por ex-funcionários das empresas.

Outro levantamento realizado pela AIIM (Association for Information and Image Management), aponta que 40% do tempo dos colaboradores de uma organização é perdido na busca de informação, em 70% dos casos a informação é simplesmente recriada e entre 60% a 80% dos casos as pessoas simplesmente não encontram as informações que precisam. 

Por isso, administrar, organizar, controlar e gerenciar a informação, é hoje, uma preocupação entre as empresas e entidades públicas e privadas de pequeno, médio e grande porte de diversos segmentos. Esta preocupação ocorre porque o volume de informação gerada pelas empresas cresce fortemente a cada ano de maneira desordenada e descontrolada, gerando custos desnecessários e sem precedentes.

Quanta informação, quantos arquivos, quantos documentos sua empresa gera diariamente? 

Fato é que vivemos na sociedade da informação, e informação é o combustível que impulsiona os negócios da maioria das empresas. Em média, apenas 30% das informações geradas pelas empresas estão organizadas e estruturadas em um ambiente adequado. Este ambiente é o próprio Sistema de Gestão ou (CRM, ERP). Ou seja, o restante das informações que representam 70%, ficam espalhadas em drivers, computadores, anexo de e-mails, pastas na rede, armários, documentos físicos em papel, sem gestão, sem acesso e controle efetivo. O desperdício de tempo, de recursos e a falta de segurança são gigantescos, sem contar que a empresa fica sempre dependente dos colaboradores para obter acesso à informação correta.

A tecnologia ECM  - Enterprise Content Manager (Gestão de Conteúdo Coorporativo) é uma poderosa aliada para a tomada de decisões e um facilitador para a gestão de suas atividades demonstrando um caminho seguro, rápido e eficiente para as empresas se destacarem dos seus concorrentes e conquistarem certificações. A Gestão de Documentos assegura que a informação produzida e utilizada será bem gerenciada, garantindo a confidencialidade, integridade e a rastreabilidade das informações, assegurando o acesso à informação somente a quem precisa dela, e ainda, gerando grande Redução de Custos Operacionais, Insumos e Mão de Obra.

Fonte:

http://www.ponemon.org/blog/2014-cost-of-data-breach-global

http://www.forbes.com/sites/gartnergroup/2012/05/22/infonomics-the-practice-of-information-economics/#325ff4b93927

Gartner Group

AIIM (Association for Information and Image Management)

Como diminuir custos com a gestão de documentos da sua empresa?

Economizar vem sendo um verbo muito conjugado atualmente. Economizar não significa deixar de investir, muito pelo contrário. Investimento feito com sabedoria e disciplina, gera economia de tempo e de custos.

Você já se deu conta de quanto custa a gestão de documentos da sua empresa que é feita manualmente? 

Para entender melhor, vamos considerar um cenário próximo da realidade, para que possamos refletir sobre as circunstâncias abaixo.

Pense nas inúmeras ligações a fornecedores, clientes e colegas de trabalho, cobrando pelos arquivos. Lembre-se que para manter tudo funcionando é necessário energia durante o tempo de espera (Que pode durar horas), visitas técnicas para manter computadores em funcionamento, hardwares e HDs que se vier a ter problemas, resultam em altíssimos custos para recuperação.

Economizar em horas de trabalho e otimizar a produtividade. Considere também o custo/hora de cada colaborador empregado na gestão de toda documentação gerada pela empresa. Quanto tempo o colaborador fica ocioso aguardando ações de terceiros, enquanto poderia resolver o problema imediatamente acessando a informação que necessita, e assim, realizar outra tarefa.

Otimização do tempo = redução de custo.

Desperdício com insumos. Quanto papel e toner são gastos para reproduzir documentos sem necessidade, simplesmente porque o mesmo está com o colega ou foi extraviado, ou porque não é a versão correta. E nem falamos nos gastos com peças e mão de obra para manutenção de impressoras e copiadoras.

Proteja-se contra multas evitáveis. Neste momento, não seria interessante para você como profissional ou empreendedor, contabilizar prejuízos por conta de erros que poderiam ser evitados, não é? 

Paguei a fatura, mas onde está o recibo? Venceu o prazo para pagamento da fatura ou da renovação do contrato? Preciso do documento para atender há uma auditoria ou ordem judicial, ondem encontrá-lo e quanto tempo levarei para isso?

Tenha acesso a todos seus documentos onde você estiver. Seus documentos ficam disponíveis a partir de qualquer dispositivo, 24 horas por dia e 365 dias por ano, com possibilidade de acessos simultâneos por usuários da empresa, na rua ou em qualquer outro lugar. Basta ter acesso à internet. Também permite monitorar, controlar a temporalidade dos documentos e enviar alertas para lembra-los de sua atividades. E, lembrando, sem você gastar tempo atrás disso.

Esteja sempre seguro. Você sabe que documento foi impresso, alterado ou visualizado pelas pessoas que tem acesso a informação da sua empresa?

Além disso, um sistema on-line que armazena todos seus documentos na nuvem te protege de golpes e outras ações criminosas, além de pragas virtuais e de componentes que possam causar falhas. Sem custo com técnico ou qualquer sistema que promete ser infalível.

A resposta mágica para todos estes problemas e questionamentos estão voltadas para soluções de ECM  - Enterprise Content Manager (Gestão de Conteúdo Coorporativo).

É o conjunto de ferramentas, métodos e estratégias utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer conteúdo e documentos relacionados com processos organizacionais.  Permitem a gestão da informação estruturada de uma organização, sempre que ela existir. Assim, o ECM complementa o ERP, trabalhando INTEGRADO, possibilitando a gestão completa de suas informações, sejam dados, conteúdo ou documentos. 

Fonte: AIIM (Association for Information and Image Management)