Existe um problema muito comum nas organizações que são os documentos obsoletos, sabe aquele documento que nunca mais será acessado, está desatualizado, na versão antiga. Pois é, o que fazer com estes documentos? Como saber de sua existência? Qual é a versão correta? Pode ser excluído ou não?
Utilizar um documento na versão errada pode trazer grandes prejuizos, isso sem falar nos espaço desnecessário que é utilizado para manter estes arquivos. Mas encontrar respostas para estas quesões não é algo assim tão dificil. Digo isso porque você pode optar pela utilização de uma ferramenta que controla automaticamente o versionamento dos arquivos, assim, toda vez que houver alteração é possível identificar o histórico de alterações, quando foi alterado e porque quem. Além do mais, é possível criar regras de temporalidade para mantê-los durante o ciclo de vida necessário e descarta-lo após ultrapasar o periodo estabelecido.
Assim fica fácil responder as questões acima, de forma intuitiva e eficiente, e sem dor de cabeça. Há, mas é claro que deve ser estruturado um ambiente único e exclusivo para esta finalidade, sem essa história de guardar arquivos em lugares diferentes, computadores, e-mails, discos externos, etc. Caso contrário, esqueça a ideia porque qualquer coisa que você fizer diferente disso, não vai funcionar. Então, se você usar as ferramentas certas, você conseguirá sobreviver.
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