Como diminuir custos com a gestão de documentos da sua empresa?

Economizar vem sendo um verbo muito conjugado atualmente. Economizar não significa deixar de investir, muito pelo contrário. Investimento feito com sabedoria e disciplina, gera economia de tempo e de custos.

Você já se deu conta de quanto custa a gestão de documentos da sua empresa que é feita manualmente? 

Para entender melhor, vamos considerar um cenário próximo da realidade, para que possamos refletir sobre as circunstâncias abaixo.

Pense nas inúmeras ligações a fornecedores, clientes e colegas de trabalho, cobrando pelos arquivos. Lembre-se que para manter tudo funcionando é necessário energia durante o tempo de espera (Que pode durar horas), visitas técnicas para manter computadores em funcionamento, hardwares e HDs que se vier a ter problemas, resultam em altíssimos custos para recuperação.

Economizar em horas de trabalho e otimizar a produtividade. Considere também o custo/hora de cada colaborador empregado na gestão de toda documentação gerada pela empresa. Quanto tempo o colaborador fica ocioso aguardando ações de terceiros, enquanto poderia resolver o problema imediatamente acessando a informação que necessita, e assim, realizar outra tarefa.

Otimização do tempo = redução de custo.

Desperdício com insumos. Quanto papel e toner são gastos para reproduzir documentos sem necessidade, simplesmente porque o mesmo está com o colega ou foi extraviado, ou porque não é a versão correta. E nem falamos nos gastos com peças e mão de obra para manutenção de impressoras e copiadoras.

Proteja-se contra multas evitáveis. Neste momento, não seria interessante para você como profissional ou empreendedor, contabilizar prejuízos por conta de erros que poderiam ser evitados, não é? 

Paguei a fatura, mas onde está o recibo? Venceu o prazo para pagamento da fatura ou da renovação do contrato? Preciso do documento para atender há uma auditoria ou ordem judicial, ondem encontrá-lo e quanto tempo levarei para isso?

Tenha acesso a todos seus documentos onde você estiver. Seus documentos ficam disponíveis a partir de qualquer dispositivo, 24 horas por dia e 365 dias por ano, com possibilidade de acessos simultâneos por usuários da empresa, na rua ou em qualquer outro lugar. Basta ter acesso à internet. Também permite monitorar, controlar a temporalidade dos documentos e enviar alertas para lembra-los de sua atividades. E, lembrando, sem você gastar tempo atrás disso.

Esteja sempre seguro. Você sabe que documento foi impresso, alterado ou visualizado pelas pessoas que tem acesso a informação da sua empresa?

Além disso, um sistema on-line que armazena todos seus documentos na nuvem te protege de golpes e outras ações criminosas, além de pragas virtuais e de componentes que possam causar falhas. Sem custo com técnico ou qualquer sistema que promete ser infalível.

A resposta mágica para todos estes problemas e questionamentos estão voltadas para soluções de ECM  - Enterprise Content Manager (Gestão de Conteúdo Coorporativo).

É o conjunto de ferramentas, métodos e estratégias utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer conteúdo e documentos relacionados com processos organizacionais.  Permitem a gestão da informação estruturada de uma organização, sempre que ela existir. Assim, o ECM complementa o ERP, trabalhando INTEGRADO, possibilitando a gestão completa de suas informações, sejam dados, conteúdo ou documentos. 

Fonte: AIIM (Association for Information and Image Management)