Como diminuir custos com a gestão de documentos da sua empresa?

Economizar vem sendo um verbo muito conjugado atualmente. Economizar não significa deixar de investir, muito pelo contrário. Investimento feito com sabedoria e disciplina, gera economia de tempo e de custos.

Você já se deu conta de quanto custa a gestão de documentos da sua empresa que é feita manualmente? 

Para entender melhor, vamos considerar um cenário próximo da realidade, para que possamos refletir sobre as circunstâncias abaixo.

Pense nas inúmeras ligações a fornecedores, clientes e colegas de trabalho, cobrando pelos arquivos. Lembre-se que para manter tudo funcionando é necessário energia durante o tempo de espera (Que pode durar horas), visitas técnicas para manter computadores em funcionamento, hardwares e HDs que se vier a ter problemas, resultam em altíssimos custos para recuperação.

Economizar em horas de trabalho e otimizar a produtividade. Considere também o custo/hora de cada colaborador empregado na gestão de toda documentação gerada pela empresa. Quanto tempo o colaborador fica ocioso aguardando ações de terceiros, enquanto poderia resolver o problema imediatamente acessando a informação que necessita, e assim, realizar outra tarefa.

Otimização do tempo = redução de custo.

Desperdício com insumos. Quanto papel e toner são gastos para reproduzir documentos sem necessidade, simplesmente porque o mesmo está com o colega ou foi extraviado, ou porque não é a versão correta. E nem falamos nos gastos com peças e mão de obra para manutenção de impressoras e copiadoras.

Proteja-se contra multas evitáveis. Neste momento, não seria interessante para você como profissional ou empreendedor, contabilizar prejuízos por conta de erros que poderiam ser evitados, não é? 

Paguei a fatura, mas onde está o recibo? Venceu o prazo para pagamento da fatura ou da renovação do contrato? Preciso do documento para atender há uma auditoria ou ordem judicial, ondem encontrá-lo e quanto tempo levarei para isso?

Tenha acesso a todos seus documentos onde você estiver. Seus documentos ficam disponíveis a partir de qualquer dispositivo, 24 horas por dia e 365 dias por ano, com possibilidade de acessos simultâneos por usuários da empresa, na rua ou em qualquer outro lugar. Basta ter acesso à internet. Também permite monitorar, controlar a temporalidade dos documentos e enviar alertas para lembra-los de sua atividades. E, lembrando, sem você gastar tempo atrás disso.

Esteja sempre seguro. Você sabe que documento foi impresso, alterado ou visualizado pelas pessoas que tem acesso a informação da sua empresa?

Além disso, um sistema on-line que armazena todos seus documentos na nuvem te protege de golpes e outras ações criminosas, além de pragas virtuais e de componentes que possam causar falhas. Sem custo com técnico ou qualquer sistema que promete ser infalível.

A resposta mágica para todos estes problemas e questionamentos estão voltadas para soluções de ECM  - Enterprise Content Manager (Gestão de Conteúdo Coorporativo).

É o conjunto de ferramentas, métodos e estratégias utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e oferecer conteúdo e documentos relacionados com processos organizacionais.  Permitem a gestão da informação estruturada de uma organização, sempre que ela existir. Assim, o ECM complementa o ERP, trabalhando INTEGRADO, possibilitando a gestão completa de suas informações, sejam dados, conteúdo ou documentos. 

Fonte: AIIM (Association for Information and Image Management)

Educação & Tecnologia: Paperless x Sustentabilidade x TecnologiaO inimigo...

Educação & Tecnologia: Paperless x Sustentabilidade x TecnologiaO inimigo...: Paperless x Sustentabilidade x Tecnologia O inimigo número um das árvores ainda somos nós.  Sim, as pessoas, ganham facilmente de cup...

Como as empresas podem criar um mundo sem lixo?

Paperless x Sustentabilidade x Tecnologia

O inimigo número um das árvores ainda somos nós. 

Sim, as pessoas, ganham facilmente de cupins, traças, qualquer outro animal ou fenômeno natural.  De acordo com a The Economist, o consumo mundial de papel aumentou em 50% nos últimos 30 anos, algo difícil de entender em uma era onde a sustentabilidade, e por sua vez a redução no consumo de papel “Paperless” são ordens do nosso dia a dia.

Com o surgimento da internet, o processo de informatização, impulsionado ainda na década de 70, deu origem a uma série de previsões de que o volume de papel seria drasticamente reduzido ou até mesmo zerado em poucos anos, porém, a burocracia e a legislação além de hábitos ultrapassados, não permitiram que isso ocorresse como deveria.

Em tempos de enfraquecimento econômico, a pressão por uma produção ecologicamente mais responsável, além da própria falta de espaço, aliada a valorização da informação como principal e mais importante ativo das empresas, faz com que projetos de “paperless” se tornem cada vez mais urgentes. No entanto, percebe-se que as empresas estão demorando atentar para esta importante necessidade e os benefícios oriundos da redução no consumo de papel.

Do outro lado, as empresas que trabalham com soluções para gestão do conhecimento ou gestão de conteúdo, não vendem somente novidades, inovação ou tecnologia. Vendem sustentabilidade, redução de custos, economia de espaço físico, de pessoal e, principalmente de tempo.  Entender e implantar soluções em “paperless” e gerenciamento do conteúdo empresarial são fundamentais para a estabilidade e o crescimento das organizações, pois as mesmas tornam-se mais enxutas e mais focadas nos seus negócios quando fazem uma gestão correta e eficiente.

http://lagosys.com.br/servicos/ecm-gestao-de-conteudo/

Fonte:
The Economist: http://www.economist.com/blogs/graphicdetail/2012/04/daily-chart-0
Indústria Brasileira de Árvores (Ibá): http://iba.org/pt/

Sustentabilidade, Economia, Produtividade e Segurança

A gestão eletrônica é o caminho mais eficiente para as organizações que objetivam a sustentabilidade no meio profissional e que pretendem reduzir seu impacto no meio ambiente. Sua adoção compreende a uniformização e digitalização de documentos e processos, reduz o uso de papel, é ecologicamente correta e ainda contribui para eficiente gestão do ambiente de trabalho. A erradicação quase completa de documentos impressos, além do impacto positivo para o meio ambiente, traz benefícios para escritórios em aspectos como: 

1. Organização de processos: A padronização facilita o acesso à informação, determinando os fluxos dentro da empresa e diminui o tempo na busca por um papel específico em um processo em andamento.
2. Protege a memória da entidade: A Gestão de Documentos torna desnecessário o desperdício de um espaço físico para manter um arquivo. A memória da organização fica protegida, sem sofrer o desgaste inevitável que o papel físico sofre, além de ficar disponível para acesso remoto rapidamente a qualquer momento. Ter o registro histórico da entidade organizado e resguardado é essencial para as empresas não perderem nada com uma possível rotatividade de funcionários, extravio ou desastre.
3. Redução de Custos: O impacto mais visível nos custos de uma empresa que opta por uma Gestão de Documentos é a diminuição expressiva de gastos com reprodução de papel, tonner e manutenção de impressoras. Também diminui os custos com manutenção de arquivo e transporte para levar documentos de um espaço para o outro (caso a entidade seja descentralizada, por exemplo). Neste caso há uma economia de combustível, correios e desgaste do veículo. Mesmo dentro da empresa, não será mais necessário o deslocamento de colaboradores de uma sala para outra, deixando-o com mais tempo para se dedicar a outras tarefas. 
4. Organização e Produtividade: Salas destinadas para um grande almoxarifado não precisam mais ser ocupadas para armazenar documentos físicos. Além de o arquivo digital ficar organizado em um ambiente seguro, protegido e de fácil acesso, do ponto de vista organizacional, tira os documentos de circulação física. Os relatórios não ficam empilhados na mesa dos colaboradores, reduzindo a possibilidade de perda e extravio. Agiliza consultas para responder rapidamente a auditorias, demandas judiciais e aos próprios clientes e fornecedores, além de manter todo o histórico e controle dos documentos. 

20% da perda na produtividade de cada funcionário, deve-se a processos relacionados com documentos.

Perder tempo demais procurando documentos espalhados por aí ou correndo atrás de alguma informação é algo que pode e deve ser evitado. Um escritório bagunçado causa perda de tempo e dinheiro. E no mundo digital a bagunça também é muito comum. Arquivos espalhados em pastas, discos, e-mails ou mídias, há tempos não é sinônimo de organização, controle e segurança. 

O volume de dados empresariais aumentou seis vezes nos últimos cinco anos e vai continuar a evoluir no mesmo ritmo.

O conjunto de informações geradas por qualquer organização é à base do seu conhecimento. Na sociedade contemporânea, ao mesmo tempo em que as informações são consideradas os principais patrimônios de uma organização, as mesmas estão também sob constante risco. Perde-las, refaze-las, não encontra-las ou não saber se a mesma é confiável, constituem em grandes prejuízos e é um fator decisivo para a sobrevivência das organizações.

O equilíbrio entre a necessidade de redução de custos operacionais e o aumento da produtividade é o principal impulsionador de muitas iniciativas no local de trabalho, aumentando o número de empresas que prestam mais atenção aos seus custos operacionais relacionados com a impressão e à procura de soluções que simplifiquem as suas atividades.

Cuide bem das informações da sua empresa. A gestão de documentos e a segurança da informação não é uma despesa, e sim uma obrigação.



Fonte: IDC (http://br.idclatin.com/)

Preocupado com a segurança dos documentos da sua empresa?

O MERCADO DISPÕES DE NOVAS TECNOLOGIAS QUE, ALÉM DE GARANTIR MAIOR SEGURANÇA, INTERFEREM DIRETAMENTE NOS RESULTADOS FINAIS DAS EMPRESAS.

Sabemos que a tecnologia atual permite que empresas utilizem recursos como WhatsApp, redes sociais, vídeo conferência e o tradicional e-mail para comunicar-se com clientes, colaboradores e parceiros, agilizando assim seus negócios. Porém, um fator importante que vem preocupando muito o mercado é A FALTA DE SEGURANÇA na troca de dados sigilosos e inúmeros documentos espalhados em diversos locais diferentes como (Hds, pen-drive, e-mails, diretórios de rede, etc.)

NESTE CENÁRIO, COMO OS EXECUTIVOS PODEM ASSEGURAR E GARANTIR A PROTEÇÃO DOS SEUS NEGÓCIOS, SEM PERDER AGILIDADE E VELOCIDADE NOS PROCESSOS INTERNOS, E AO MESMO TEMPO, DIMINUIR CUSTOS E AUMENTAR OS LUCROS?

Bem, a resposta é simples, palpável e já está disponível no mercado.

Estamos falando da tecnologia para Gestão de Documentos e Processos (ECM/BPM), que somados a criptografia, tornam os documentos trafegados eletronicamente uma solução prática e factível para os mais diferentes nichos de mercado, permitindo que as informações estejam centralizadas e um repositório e sejam codificadas, evitando que outras pessoas as acessem indevidamente.

Há ainda a possibilidade da assinatura digital que garante esta segurança para os negócios, na qual o documento é assinado por meio de uma plataforma 100% segura, fácil, ágil, e acima de tudo criptografada, em conformidade com a legislação brasileira.

Com esta solução, os documentos são 100% auditados e estão salvos de qualquer tipo de violação. Além da redução de custos, proporciona maior segurança, agilidade, praticidade e eficiência nos processos. Por este motivo, esta tendência já é realidade e quem não aderir vai ficar para trás de muitas organizações que já utilizam a gestão de documentos e já conseguem identificar um aumento nos lucros e otimização do tempo.

Fonte: http://computerworld.com.br

O que é “autoinflação” e o que isso tem a ver com os jovens da Geração Y?

A dificuldade em lidar com a autoestima seja ela alta ou baixa, e o movimento de autoinflação talvez sejam um dos grandes vilões do comportamento apresentado hoje pelos jovens da Geração Y. Mas como isto acontece? Tal situação ocorre devido ao sistema educacional e de criação dos pais ter mudado radicalmente nesta geração, passando a focar o desenvolvimento desmedido da autoestima e consequentemente o chamado “movimento de autoinflação”. Ou seja, criar os filhos de modo que eles se sintam bem em relação a si mesmos e incentivar as escolas a fazer o mesmo é importante, porem, foi exigido (em grande parte pelos pais), que se elogiasse também o desempenho insuficiente. Então, o movimento de autoinflação inclui:


Experiências infladas de autoestima quando o desempenho do filho é abaixo da média (por exemplo, premio por ter chegado em décimo lugar);

Poucas experiências de autoestima positiva que acontecem naturalmente quando o desempenho do jovem é acima da média (porque se todo mundo está ganhando um premio, o primeiro lugar não tem o mesmo significado);

Confiança de que o filho é livre para ser e fazer o que quiser, sem o desenvolvimento de expectativas realistas, práticas e fundamentadas;

Proteção de qualquer forma de fracasso ou culpa. A culpa é imediatamente redirecionada (pelos pais), aos professores, treinadores e amigos.

O resultado disto é uma geração que não pode errar. A experiência de vida de apreender com os erros, assumir responsabilidades pelo desempenho e desenvolver habilidades essenciais para enfrentar desafios foi excluída desse movimento de autoinflação. 
A Geração Y cresceu fazendo-se de vitimas e ouvindo seus pais dizerem que estão certos de qualquer maneira. Este tipo de educação exclui a importante lição de assumir a responsabilidade pelos seus atos. Quando somos criados como vitimas, deixamos de aprender com a experiência, perdemos a capacidade de ver outros pontos de vista e não entendemos outras posturas. Quando somos responsabilizados por nosso comportamento, passamos a entender o sistema de causa e efeito e de respeito social, e nossa autoestima aumenta. Quer dizer, ao assumir a responsabilidade por nossos atos, apreendemos, nos desenvolvemos e crescemos com a experiência. Faz-se de tudo para garantir que a autoestima seja parte importante do nosso sistema educacional e da filosofia de criação dos pais. A ênfase depositada na autoestima se justifica, mas a genuidade decorrente das experiências de vida que desenvolvem a autoestima se perdeu. Quando todo mundo ganha nota dez por fazer não mais do que sua obrigação, o argumento de que o movimento de autoestima baseia-se em resultados práticos é, no mínimo contestável.Como resultado disto, a diminuição da competição, das recompensas sem merecimento e as altas expectativas de excelência geraram efeitos colaterais nos jovens da Geração Y, como por exemplo, a dificuldades de aceitar o fracasso e de lidar e apreender com os erros, dificuldades de aceitar o feedback e as criticas construtivas, falta de autoconhecimento e dificuldades em reconhecer suas limitações e assumir responsabilidades por erros cometidos.

Fonte: A Geração Y no Trabalho / Nicole Lipkin & April Perrymore (2010)