Você sabia que pode reduzir os custos trabalhando com gestão documental?

Toda empresa precisa lidar com uma série de documentos de diferentes naturezas, como: contratos de trabalho, contas de luz e água, guias de impostos, comprovantes, solicitações, notas e assim por diante. Para lidar corretamente com essa imensidão de papéis ou arquivos digitais, é preciso criar métodos e usar as ferramentas certas.

A Gestão Documental trata exatamente deste proposito, permitindo a criação de processos para o arquivamento correto de qualquer tipo de documento, levando em conta sua natureza e especificidades de manuseio


A falta de planejamento e organização no trabalho com diversos documentos demanda um CUSTO ENORME. Sem perceber podem surgir problemas que minam o orçamento não só de uma área específica, mas que se espalham e acabam corroendo os recursos dos demais setores da empresa.


Uma gestão de documentos eficaz permite realizar ações com os menores custos possíveis. Estes custos aos quais me refiro envolvem desde a impressão de cópias na quantidade ideal, passando pelo armazenamento otimizado para diminuir os custos de manutenção dos arquivos até ao ganho de tempo dos funcionários para buscar, procurar esta documentação, ou seja, tudo se torna mais fácil.

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Portaria do MEC exige a digitalização e gestão documental da IES

Em 04 de abril de 2018, o Ministério da Educação – MEC – publicou a portaria 315 definindo regras que as Instituições de Ensino Superior (IES) precisam adotar para digitalizar toda documentação referente às suas atividades, incluindo a implementação de processo de gestão documental em todo o acervo. O prazo para adequação é até abril, 2020

A digitalização de documentos já é uma realidade a muitos anos, pois é um meio bastante utilizado por todos os tipos de empresas proporcionando diversas vantagens, como: Redução de gastos, Otimização de tempo, Redução de perda de documentos, Informações mais precisas.

Neste contexto, a Portaria 315 traz consigo algumas exigências e entre elas, as IES devem ter a capacidade de:

• Gerenciar base de dados para preservar documentos acadêmicos digitais;
• Indexar documentos de forma que permita a busca e recuperação dos documentos digitalizados;
• Ter metodologia que reproduza e garanta a segurança e preservação dos documentos acadêmicos digitais;
• Utilização do certificado digital com padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Esse certificado vai prover autenticidade, integridade e validade jurídica ao acervo digitalizado;
• A documentação que precisa ser digitalizada vai desde a matrícula do aluno até a parte pedagógica e administrativa da Instituição, onde todos os documentos devem ser digitalizados e disponibilizados ao aluno por meio digital.

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Você sabia que tem prazo para digitalizar todo o seu legado?

O Ministério da Educação (MEC) criou uma normativa em 2018: a portaria 315. Essa normativa define que todo o acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES) no Brasil deve passar pela digitalização até abril de 2020. A normativa têm como intuito garantir a integridade e autenticidade de todos os conteúdos acadêmicos, como forma de evitar, por exemplo, fraudes, cancelamento de diplomas e históricos escolares deixados nos lixos.

As instituições de ensino enfrentam grandes desafios em seus processos de transformação digital. Não apenas no atendimento das exigências legais relacionadas à organização e guarda de documentos, mas especialmente na busca por inovações digitais que promovam maior eficiência, rentabilidade e competitividade frente à concorrência cada vez mais acirrada do mercado.

Através de uma solução completa de ECM/BMP, além de se adequar a portaria 315 e a outras legislações já existentes, a instituição irá gerar mais valor ao seu negócio garantindo vantagens competitivas.

Mas não se trata só na questão de gestão documental, e sim, de absorção da cultura digital. Digitalizar documentos vai resolver apenas um problema de exigência. Se não ajustar a cultura organizacional, será somente mais uma operação que trará mais custo operacional.

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Você sabe quem tem acesso aos documentos da sua empresa?

Sabia que com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) a empresa que não estiver adequada à norma poderá ser notificada?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), número 13.709 de 2018, define dados pessoais como a informação relacionada a uma pessoa natural identificada ou identificável,ou seja, qualquer informação que identifique ou possa identificar uma pessoa, tais como nomes, números, códigos de identificação, endereços etc.

A lei dispõe sobre todos os pontos do tratamento de dados, que inclui a operação realizada com as informações, como coleta, recepção, classificação, utilização e, claro, armazenamento.

Apesar de todos os fatores serem importantes para garantir conformidade e evitar multas, o armazenamento de dados é um dos que ganha mais destaque.

Vejamos alguns pontos para adequação:

Catálogo de dados: unificar todas as informações de posse da empresa.

Origem dos dados: garantir procedimento legal dos dados.

Finalidade dos dados: finalidade permitidas para cada conjunto de informações.

Políticas de privacidade: estabelecer políticas de uso.

Rastreabilidade dos dados: para controlar o acesso a eles.

Auditorias: que garantem a conformidade e comprimento da lei.

Encarregado de dados: responsável pela interlocução entre a empresa e a entidade nacional de dados.

 

Pense que isso vale também para toda aquela documentação em papel que você possui no arquivo morto, por exemplo. Então, se você não tem controle e/ou  não sabe quem acessa  os dados (físico ou digital) da sua empresa, saiba que o seu negócio está correndo sérios riscos.

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Você tem medo que os seus dados sejam criptografados?

Você já ouviu falar em ransomware? Você tem backup? Qual a última vez que copiou seus arquivos? 

Bom, de forma susinta ransomware é um tipo de código malicioso que torna inacessíveis os dados armazenados em um equipamento, geralmente usando criptografia, exigindo pagamento de resgate (ransom) para restabelecer (descriptografar) o acesso aos dados para o usuário. Não bastasse isso, além de infectar o equipamento o ransomware também costuma buscar outros dispositivos conectados, locais ou em rede, e criptografá-los também. O pagamento do resgate geralmente é feito via bitcoins e não há nenhuma garantia que seus dados serão restabelecidos. Invista no ativo de informação mais valioso da sua empresa, os dados. Utilize boas práticas de segurança realizando backups diariamente, mantendo os sistemas operacionais atualizados e o controle de acesso dos usuários aos sistemas que a organização utiliza. Há, um bom antivirus também é muito importante

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Se você perder todos os seus dados não vai saber quem tem que cobrar

Sabe-se e não é de hoje, que o recurso mais valioso do mundo para qualquer organização são seus dados, seus documentos ou a informação que é de sua propriedade. Isso mesmo, não é o hardware de computador, não são os escritórios nem a fábrica, nem mesmo as pessoas. Kevin Mitnik, considerado o maior hacker dos EUA nos anos 90, que atualmente é consultor em segurança, escreveu isso em seu livro “A Arte de Invadir”.

A informação sempre foi um ativo de grande valor para as empresas e às pessoas, de modo geral, mas ganhou muito mais importância devido ao fato de que praticamente toda informação que produzimos hoje é digital.

Neste contexto, observamos que as empresas ainda falham no desenvolvimento da cultura de segurança, deixando de lado o ponto frágil de qualquer estrutura que possamos pensar em relação à segurança – as pessoas.

É essencial treinar os colaboradores estabelecer normas de conduta que contribuem para aumentar os níveis de proteção da empresa e evitar roubos ou vazamentos de dados. O caminho não é fugir da tecnologia porque isso é impossível, mas usa-la a favor da empresa, por isso, é indispensável usar ferramentas adequadas que possuam proteções como criptografia, rastreamento e controles de acesso, além é claro do backup.

SE VOCÊ NÃO DÁ A DEVIDA ATENÇÃO AOS SEUS DADOS E DOCUMENTOS, SAIBA QUE ESTÁ CORRENDO GRANDE RISCO

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Você sabia que existe um backup que não é atingido pelo hacker?

Isso mesmo, estamos falando de um serviço chamado Amazon S3, que permite realizarmos backup dos arquivos em um ambiente totalmente criptografado. Este serviço oferece suporte a recursos que ajudam a manter o controle da versão dos dados, evitar exclusões acidentais e replicar dados. Com a configuração do recurso Versionamento, é possível PRESERVAR, RECUPERAR e RESTAURAR com facilidade todas as versões de um objeto armazenado permitindo recuperar de ações não intencionais de usuários, ações de hacker e de falhas do aplicativo.

Você ainda manuseia contrato em papel para controlar a vigência? Controla em planilha?

Quando falamos de gestão de contratos, algumas premissas merecem destaque, pois, é necessário que o administrador/gestor esteja realmente inteirado dos processos e possa acompanhá-los com abrangência para ter agilidade na tomada de decisão.

Neste caso, sugerimos a utilização de um sistema de ECM, pois, ele permite que se tenham as informações protegidas e acessíveis de qualquer lugar do mundo, determina os níveis de acesso garantindo assim a segurança das informações, permite trabalhar com temporalidade documental onde o sistema informa quando o contrato vai vencer para poder tomar uma ação. Além disso, de dentro do sistema é possível assinar com certificado digital, eximindo a necessidade de ir até o cartório. Outra facilidade é que o contrato já nasce digital, assim, já estará arquivado de forma segura e prática, facilitando a consulta quando necessário.


Já conhece alguma solução de ECM? Não sabe por onde começar? Escreve aí que ajudo você!

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