Documentos Organizados de Forma Intuitiva e Prática

Você tem dificuldade ou perde tempo para encontrar o documento que precisa?

A organização de documentos físicos e digitais é fundamental para a excelência na execução dos processos. Porém, muitas empresas encontram dificuldades na aplicação dos procedimentos e sistemas de guarda e controle de documentos, com isso, não conseguem estabelecer uma política de organização eficiente. 

Se você gera documentos como, notas, boletos, comprovantes, solicitações, orçamentos e contratos, pode ter certeza que terá muitas vantagens em utilizar um sistema de gerenciamento eletrônico (GED). Dentre diversas vantagens, podemos destacar:

• A Solução de GED contém funcionalidades que otimizam a organização de documentos e com isso o usuário consegue localizar informações com agilidade, além de toda a segurança de acesso para controlar e proteger os documentos. Tudo isso em um ambiente único e centralizado;

• Suporta armazenamento de grande quantidade de documentos e a facilidade para acessar de qualquer lugar;

• Os documentos podem ser capturados de diversas formas, como por exemplo, arrastar e soltar diretamente do scanner ou multifuncional, ou ainda, a partir de dispositivos móveis;

•  Com os documentos organizados de forma estruturada, o usuário não perde mais tempo procurando documentos em pastas, e-mails, pendrive ou discos externos. Basta incluí-los na solução e utilizar a barra de busca para localizá-los. Em poucos segundos é possível encontrar o documento desejado;

• Aliás, a praticidade para localizar os documentos gerenciados no sistema é justamente uma das principais vantagens, o que faz toda a diferença para a produtividade.

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Produtividade Eficaz

Já parou pra pensar quanto tempo você perde procurando documentos?

Vivemos uma fase da história em que não basta ter uma empresa produtiva e eficiente, ela deve ser na essência produtiva, eficaz e inovadora. Uma comunicação leve, direta e eficaz é imprescindível e para isso temos ferramentas que nos ajudam a direcionar o fluxo de trabalho.

A comunicação é a força motriz por trás de tudo, porém, a mesma precisa ficar armazenada em uma solução digital, onde tenha a possibilidade de buscar o histórico sempre que necessário.

Se os processos estiverem bem definidos e tivermos uma ferramenta que ajude a direcionar eles, irá favorecer o clima organizacional, porque propicia um ambiente motivador às pessoas e as fazem trabalhar mais concentradas e produzem mais desta maneira. Também, desenvolve uma cultura mais colaborativa e com uma visão inovadora. Uma equipe colaborativa e inovadora com certeza será produtiva e eficaz.

Gostaria de conhecer as opções que existem no mercado dessa ferramenta que pode contribuir e muito para o seu negócio? Procura aí sobre ECM e BPM. Não encontrou? Ajudo você, escreve aí!

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Otimização do espaço físico

Você sofre com a falta de espaço para guardar DOCUMENTOS?

Com o uso de um sistema de gestão eletrônica de documentos, o número de documentos impressos diminuirá consideravelmente, pois, a maior parte dos arquivos poderá ser armazenado e administrado eletronicamente. Consequentemente, sua empresa, casa ou escritório, terá mais espaço livre para aproveitar como bem entender.

Além do mais, haverá muito mais economia com manutenção, limpeza e conservação dos papéis, também, redução de custo com aluguel de sala para armazenar toda papelada.

Conhece algum sistema de gestão eletrônica de documentos? Tem dúvida de como funciona? Saiba mais, leia, pergunte, se informe. Mesmo assim ficou com dúvida? Te ajudo a esclarecer, escreve aí!

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Documentos em Segurança

Você já se perguntou se os seus documentos estão em SEGURANÇA?

Já ouviu falar em sistema de Gestão Eletrônica? Nele, todos os documentos são devidamente arquivados e identificados, podendo ser em nuvem, ou servidor local, evitando falhas e garantindo muito mais segurança para os documentos arquivados. Além disso, o sistema permite administrar e controlar os acessos de seus usuários, delimitando o tipo de informação que ficará disponível para cada um deles. 

Há, e toda vez que um documento é alterado o sistema gera uma revisão, ou seja, é possível saber todo histórico de alteração e ainda por cima, ver o documento em seu estado antes de uma alteração.

Procure saber mais sobre o assunto de Gestão Eletrônica, tenho certeza que vai ajudar muito você a expandir a sua visão para o seu negócio! Se tiver dúvida por onde começar a pesquisa, eu ajudo você, escreve aí!

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Você sabia que pode aumentar o lucro sem reajustar o preço de venda?

UMA SOLUÇÃO PARA ESTE PROBLEMA CHAMA-SE "GUARDA DIGITAL"

As ferramentas de guarda digital foram desenvolvidas pensando em redução de custo e tempo de processo. Pois, quando guardamos um documento de forma digital nos tornarmos mais organizados e temos muito mais agilidade e facilidade de localizar, exportar, acessar e salvar o mesmo. Podemos trabalhar em formato de dossiê, sendo 1 documento com vários arquivos, temos a possibilidade de trabalhar com temporalidade documental para responder aos prazos associados a cada documento, e por aí vai. Além disso, reduzimos drasticamente os custos com papel, toner, pastas e arquivos físicos, envelopes, impressoras e locação de espaço físico, revertendo todos estes custos em lucro, pois, os mesmos deixarão de existir.

  

Atualmente o mercado nos oferece opções em cloud (nuvem) que, além da redução de todos os custos informados acima, também, podemos reduzir o custo com o servidor local.

Vem comigo que ajudo você a descobrir como fazer isso! 

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De adeus ao envio de malotes

 Otimize tempo e reduza custos no envio de documentos

Em breve os malotes deixarão de existir e a esta tarefa será “tomada” pela guarda e envio digital de documentos. Isso porque, através do arquivamento digital se tem muitos benefícios, então vamos citar alguns deles: 

• Agilidade: Documentos disponíveis em tempo real para consulta a qualquer momento, e de onde estiver, pois os mesmos já estão on-line. 

• Praticidade: Se houver necessidade de compartilhar um documento arquivado dentro da plataforma, pode ser feito de forma digital, através de anexo por e-mail ou através de um link de acesso ao documento.

• Eficiência: Redução de tempo de processo para buscar, procurar e controlar esta documentação, ou seja, tudo se torna mais fácil.

• Economia: Valores gastos com papel, impressora, toner, combustível, motoboy e estacionamento praticamente deixarão de existir, o tempo gasto no trânsito e na separação da documentação pode ser utilizado para tarefas que agreguem valor ao seu negócio.

• Otimização Espaço Físico: Fim do problema de "mais espaço" ou "espaço existente não é suficiente". As pastas de A a Z de documentos impressos e o arquivo morto deixarão de existir, resultando em otimização de espaço físico e fim do controle de documentos armazenados fisicamente.

Isso é muito bom não é? Além de estarmos cuidando do meio ambiente, ainda reduzimos custos desnecessários e tempo de processo.

Quer ingressar para o arquivamento digital e não sabe como fazer isso? Escreve aí!

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Administre contratos sem dor de cabeça!

Já ouviu falar sobre GESTÃO DOCUMENTAL?

Para não perder prazos e nem tempo procurando contratos, você pode escolher uma ferramenta de gestão documental para administrar e controlar corretamente a situação ou execução entre os departamentos envolvidos, na gestão de cada contrato.

Na hora da escolha, observe se esta ferramenta possui:

• Taxonomia: para organizar e classificar corretamente quanto a sua natureza ou categoria;

• Temporalidade Documental: para poder controlar automaticamente o ciclo de vida, como por exemplo, a data de vencimento do contrato;

• Flexibilidade De Acesso: ou seja mobilidade, para acessar de qualquer lugar, através da internet;

• Também é importante que esta ferramenta possua algumas facilidades como: exportar, enviar por e-mail e assinar com certificado digital;

• Há, outra funcionalidade imprescindível para esta ferramenta é trabalhar com processos (Workflow). Com este recurso você vai poder cuidar das fases, passo a passo, desde a sua criação, passando pela execução até chegar ao seu encerramento ou a renovação, fazendo com que o documento circule automaticamente entre as pessoas envolvidas.

Ficou em dúvida? Comenta aí e orientamos você!
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Você sabia que pode ter um servidor que nunca cai?

A resposta é COMPUTAÇÃO EM NUVEM!!!

Esta tecnologia disponibiliza capacidade computacional segura e redimensionável através da internet. Usando uma interface de web simples, você obtém e configura seu servidor virtual com o mínimo de esforço.

Estamos falando da Amazon Web Services (AWS), atualmente a maior plataforma de nuvem privada, mais adotada, mais abrangente e mais segura do mundo.

AWS oferece um serviço computacional para que possamos criar um servidor em poucos cliques.

• E se precisar de mais memória ou mais processador? Não tem problema, pode aumentar ou diminuir a capacidade computacional em minutos e não horas ou dias.

• Será que este serviço é confiável? SIM, pois, garante uma disponibilidade de 99,99%. Você consegue esta mesma garantia de disponibilidade em seu servidor local? Se sua resposta é sim, você também sabe o tamanho do investimento necessário em infraestrutura?

• E sobre a segurança?  Quem utiliza este serviço se beneficia de um datacenter e de uma arquitetura de rede, criados para atender aos requisitos das empresas com as maiores exigências de segurança do mundo. Além do mais, oferece funcionalidades seguras e robustas que nos permitem configurar e controlar os acessos.

• E o preço então? Paga-se uma taxa muito baixa pela capacidade computacional, ou seja, é sob demanda, paga conforme o uso. 

•  Você precisa testar? Sem problemas, pode criar um servidor virtual para testes, de graça.
• Quer saber como criar um servidor virtual? Escreve aí abaixo qual a tua dúvida ou dificuldade que ajudo você!

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Será despedida do servidor local?

Servidores locais podem deixar de existir em pequeno espaço de tempo?

 

No meu entendimento não deixarão de existir, afinal sempre haverá espaço para infraestruturas locais de organizações que por algum motivo técnico, legal, ou devido alguma norma, por exemplo, não possam utilizar a computação em nuvem. O que ocorre claramente é que sua utilização esta cada vez menor. Sabe porque? Porque manter um servidor local exige cuidados, como por exemplo.

• Manter a temperatura ambiente em torno de 21º. Ou seja, é necessário investir em ar-condicionado e pagar uma conta de Luz mais cara no final do mês.

• Realizar limpeza física para tirar o pó do equipamento. Isso deve ocorrer pelo menos duas vezes ao ano.

• Garantir uma rede elétrica estabilizada e claro, que não falte energia. Mas para isso é preciso contar com um no-break e um banco de baterias extras que abastecerão o servidor caso falte energia e o manterão ligado por algum tempo, ao menos para poder fechar as aplicações e desligá-lo corretamente. Servidor desligado abruptamente pode gerar muita dor de cabeça e prejudica os componentes físicos (hardware) e as aplicações utilizadas (software). Não podemos esquecer que as baterias também precisam de cuidados, além de ser necessária sua troca de tempos em tempos.

• Todo servidor possui um tempo de vida útil, por isso, em média, a cada cinco anos as empresas precisam trocá-lo, seja para suportar novas aplicações, para melhorar a performance do hardware ou devido algum componente defeituoso.

• Possuir um plano de contingência com todos os cuidados necessários é importantíssimo e ainda assim, é praticamente impossível garantir que um servidor funcione 24 horas por dia, 7 dias por semana, durante 5 anos por exemplo. Uma solução? Investir em redundância, ou seja, duplicar a infraestrutura física, ter a mesma infraestrutura duas vezes. 

• Não falamos sobre Segurança porque renderia mais um extenso parágrafo, e este assunto deixamos para uma próxima abordagem.

Sugiro que você avalie quanto custa para manter seu servidor funcionando durante o ano. Avalie o valor investido na aquisição do equipamento e sua depreciação. Avalie também os custos fixos em energia elétrica, tempo parado e manutenções com profissional qualificado ou terceirizado. Avalie inclusive se houve alguma perda ou dano que não pode ser reparada. Se conhecer seus gastos, poderá encontrar respostas. Uma delas, sem dúvida pode ser a Computação em Nuvem.