Sustentabilidade, Economia, Produtividade e Segurança

A gestão eletrônica é o caminho mais eficiente para as organizações que objetivam a sustentabilidade no meio profissional e que pretendem reduzir seu impacto no meio ambiente. Sua adoção compreende a uniformização e digitalização de documentos e processos, reduz o uso de papel, é ecologicamente correta e ainda contribui para eficiente gestão do ambiente de trabalho. A erradicação quase completa de documentos impressos, além do impacto positivo para o meio ambiente, traz benefícios para escritórios em aspectos como: 

1. Organização de processos: A padronização facilita o acesso à informação, determinando os fluxos dentro da empresa e diminui o tempo na busca por um papel específico em um processo em andamento.
2. Protege a memória da entidade: A Gestão de Documentos torna desnecessário o desperdício de um espaço físico para manter um arquivo. A memória da organização fica protegida, sem sofrer o desgaste inevitável que o papel físico sofre, além de ficar disponível para acesso remoto rapidamente a qualquer momento. Ter o registro histórico da entidade organizado e resguardado é essencial para as empresas não perderem nada com uma possível rotatividade de funcionários, extravio ou desastre.
3. Redução de Custos: O impacto mais visível nos custos de uma empresa que opta por uma Gestão de Documentos é a diminuição expressiva de gastos com reprodução de papel, tonner e manutenção de impressoras. Também diminui os custos com manutenção de arquivo e transporte para levar documentos de um espaço para o outro (caso a entidade seja descentralizada, por exemplo). Neste caso há uma economia de combustível, correios e desgaste do veículo. Mesmo dentro da empresa, não será mais necessário o deslocamento de colaboradores de uma sala para outra, deixando-o com mais tempo para se dedicar a outras tarefas. 
4. Organização e Produtividade: Salas destinadas para um grande almoxarifado não precisam mais ser ocupadas para armazenar documentos físicos. Além de o arquivo digital ficar organizado em um ambiente seguro, protegido e de fácil acesso, do ponto de vista organizacional, tira os documentos de circulação física. Os relatórios não ficam empilhados na mesa dos colaboradores, reduzindo a possibilidade de perda e extravio. Agiliza consultas para responder rapidamente a auditorias, demandas judiciais e aos próprios clientes e fornecedores, além de manter todo o histórico e controle dos documentos. 

20% da perda na produtividade de cada funcionário, deve-se a processos relacionados com documentos.

Perder tempo demais procurando documentos espalhados por aí ou correndo atrás de alguma informação é algo que pode e deve ser evitado. Um escritório bagunçado causa perda de tempo e dinheiro. E no mundo digital a bagunça também é muito comum. Arquivos espalhados em pastas, discos, e-mails ou mídias, há tempos não é sinônimo de organização, controle e segurança. 

O volume de dados empresariais aumentou seis vezes nos últimos cinco anos e vai continuar a evoluir no mesmo ritmo.

O conjunto de informações geradas por qualquer organização é à base do seu conhecimento. Na sociedade contemporânea, ao mesmo tempo em que as informações são consideradas os principais patrimônios de uma organização, as mesmas estão também sob constante risco. Perde-las, refaze-las, não encontra-las ou não saber se a mesma é confiável, constituem em grandes prejuízos e é um fator decisivo para a sobrevivência das organizações.

O equilíbrio entre a necessidade de redução de custos operacionais e o aumento da produtividade é o principal impulsionador de muitas iniciativas no local de trabalho, aumentando o número de empresas que prestam mais atenção aos seus custos operacionais relacionados com a impressão e à procura de soluções que simplifiquem as suas atividades.

Cuide bem das informações da sua empresa. A gestão de documentos e a segurança da informação não é uma despesa, e sim uma obrigação.



Fonte: IDC (http://br.idclatin.com/)

Preocupado com a segurança dos documentos da sua empresa?

O MERCADO DISPÕES DE NOVAS TECNOLOGIAS QUE, ALÉM DE GARANTIR MAIOR SEGURANÇA, INTERFEREM DIRETAMENTE NOS RESULTADOS FINAIS DAS EMPRESAS.

Sabemos que a tecnologia atual permite que empresas utilizem recursos como WhatsApp, redes sociais, vídeo conferência e o tradicional e-mail para comunicar-se com clientes, colaboradores e parceiros, agilizando assim seus negócios. Porém, um fator importante que vem preocupando muito o mercado é A FALTA DE SEGURANÇA na troca de dados sigilosos e inúmeros documentos espalhados em diversos locais diferentes como (Hds, pen-drive, e-mails, diretórios de rede, etc.)

NESTE CENÁRIO, COMO OS EXECUTIVOS PODEM ASSEGURAR E GARANTIR A PROTEÇÃO DOS SEUS NEGÓCIOS, SEM PERDER AGILIDADE E VELOCIDADE NOS PROCESSOS INTERNOS, E AO MESMO TEMPO, DIMINUIR CUSTOS E AUMENTAR OS LUCROS?

Bem, a resposta é simples, palpável e já está disponível no mercado.

Estamos falando da tecnologia para Gestão de Documentos e Processos (ECM/BPM), que somados a criptografia, tornam os documentos trafegados eletronicamente uma solução prática e factível para os mais diferentes nichos de mercado, permitindo que as informações estejam centralizadas e um repositório e sejam codificadas, evitando que outras pessoas as acessem indevidamente.

Há ainda a possibilidade da assinatura digital que garante esta segurança para os negócios, na qual o documento é assinado por meio de uma plataforma 100% segura, fácil, ágil, e acima de tudo criptografada, em conformidade com a legislação brasileira.

Com esta solução, os documentos são 100% auditados e estão salvos de qualquer tipo de violação. Além da redução de custos, proporciona maior segurança, agilidade, praticidade e eficiência nos processos. Por este motivo, esta tendência já é realidade e quem não aderir vai ficar para trás de muitas organizações que já utilizam a gestão de documentos e já conseguem identificar um aumento nos lucros e otimização do tempo.

Fonte: http://computerworld.com.br

O que é “autoinflação” e o que isso tem a ver com os jovens da Geração Y?

A dificuldade em lidar com a autoestima seja ela alta ou baixa, e o movimento de autoinflação talvez sejam um dos grandes vilões do comportamento apresentado hoje pelos jovens da Geração Y. Mas como isto acontece? Tal situação ocorre devido ao sistema educacional e de criação dos pais ter mudado radicalmente nesta geração, passando a focar o desenvolvimento desmedido da autoestima e consequentemente o chamado “movimento de autoinflação”. Ou seja, criar os filhos de modo que eles se sintam bem em relação a si mesmos e incentivar as escolas a fazer o mesmo é importante, porem, foi exigido (em grande parte pelos pais), que se elogiasse também o desempenho insuficiente. Então, o movimento de autoinflação inclui:


Experiências infladas de autoestima quando o desempenho do filho é abaixo da média (por exemplo, premio por ter chegado em décimo lugar);

Poucas experiências de autoestima positiva que acontecem naturalmente quando o desempenho do jovem é acima da média (porque se todo mundo está ganhando um premio, o primeiro lugar não tem o mesmo significado);

Confiança de que o filho é livre para ser e fazer o que quiser, sem o desenvolvimento de expectativas realistas, práticas e fundamentadas;

Proteção de qualquer forma de fracasso ou culpa. A culpa é imediatamente redirecionada (pelos pais), aos professores, treinadores e amigos.

O resultado disto é uma geração que não pode errar. A experiência de vida de apreender com os erros, assumir responsabilidades pelo desempenho e desenvolver habilidades essenciais para enfrentar desafios foi excluída desse movimento de autoinflação. 
A Geração Y cresceu fazendo-se de vitimas e ouvindo seus pais dizerem que estão certos de qualquer maneira. Este tipo de educação exclui a importante lição de assumir a responsabilidade pelos seus atos. Quando somos criados como vitimas, deixamos de aprender com a experiência, perdemos a capacidade de ver outros pontos de vista e não entendemos outras posturas. Quando somos responsabilizados por nosso comportamento, passamos a entender o sistema de causa e efeito e de respeito social, e nossa autoestima aumenta. Quer dizer, ao assumir a responsabilidade por nossos atos, apreendemos, nos desenvolvemos e crescemos com a experiência. Faz-se de tudo para garantir que a autoestima seja parte importante do nosso sistema educacional e da filosofia de criação dos pais. A ênfase depositada na autoestima se justifica, mas a genuidade decorrente das experiências de vida que desenvolvem a autoestima se perdeu. Quando todo mundo ganha nota dez por fazer não mais do que sua obrigação, o argumento de que o movimento de autoestima baseia-se em resultados práticos é, no mínimo contestável.Como resultado disto, a diminuição da competição, das recompensas sem merecimento e as altas expectativas de excelência geraram efeitos colaterais nos jovens da Geração Y, como por exemplo, a dificuldades de aceitar o fracasso e de lidar e apreender com os erros, dificuldades de aceitar o feedback e as criticas construtivas, falta de autoconhecimento e dificuldades em reconhecer suas limitações e assumir responsabilidades por erros cometidos.

Fonte: A Geração Y no Trabalho / Nicole Lipkin & April Perrymore (2010)

Qual a importância da Gestão de Pessoas para o docente? 

Esta é uma síntese do que vimos em um dia de aula na instituição de ensino FTEC Faculdades, no curso de Pós-Graduação em "Gestão e Docência do Ensino Superior" da disciplina "Gestão de Pessoas e Equipes".

Vivemos em um ambiente cercado por pessoas aonde a filosofia nos mostra que somos uma espécie de indivíduo racional, sendo que este, basicamente é o principio que nos diferencia de outros animais. Através da psicologia podemos entender um pouco melhor o comportamento destes seres “humanos” e a gestão por sua vez, compreende que é possível administrar e criar um clima de relacionamento agradável entre os mesmos. Então, é desta forma e com esta importância toda que a Gestão de Pessoas está inserida em nossas vidas. Embora o movimento tenha sido impulsionado para atender o meio coorporativo com objetivo de melhorar a qualidade e as condições de trabalho, sua ideologia logo se expandiu, estabelecendo esta gestão, necessária em qualquer lugar onde há convívio de pessoas, seja no trabalho, em casa, no esporte ou na educação. Quer dizer, em todos os lugares onde as pessoas convivem, é indispensável haver gestão. Mas para que haja uma boa gestão é necessário incluir neste cenário uma peça muito importante, chamada “líder”. Sim, este é o nome que atribuímos ao individuo capaz de administrar um grupo de pessoas. Dentre algumas de suas habilidades estão o equilíbrio emocional, dar o exemplo através de suas atitudes, não ser o dono da verdade, não ter medo de liderar e ter respeito e admiração pelas pessoas que o cercam. Esta pode ser uma tarefa complexa, mas ao mesmo tempo pode ser simplificada se julgarmos que este profissional consiga realizar seu trabalho empregando muito bom senso e muito tempero (sabendo dizer sim e não) em suas atitudes. 

Trazendo este contexto para a educação, mais precisamente para dentro da sala de aula e tendo o docente como principal sujeito deste panorama, compreende-se um pouco melhor o tamanho de suas responsabilidades, afinal, ele também precisa saber agir como líder para poder gerir seu trabalho. Portanto, saber liderar é sim uma competência muito importante para o profissional da área de educação porque esta competência requer determinadas habilidades já mencionadas, mas sobre tudo, envolve tomar algumas decisões e delegar outras. É importante o docente ter consciência que não é detentor do conhecimento, afinal, com advento da internet o acesso à informação está disponível vinte e quatro horas por dia, por isso, aos poucos o “professor” como é conhecido vai se tornando um mediador de informação, podendo não só apresentar seus conteúdos de tal forma que facilite e incentive o ensino/aprendizagem, mas também aprender e crescer junto com seus alunos. O educador precisa saber que suas atitudes estão sendo sempre observadas, avaliadas e consequentemente julgadas, então, saber dar o exemplo torna-se um papel fundamental e a soma destas habilidades, contribui para uma boa gestão do seu grupo de pessoas.

Sentimentos frágeis atrapalham a carreira da geração Y

Através de pesquisas realizadas recentemente, uma ocorrência que chama bastante atenção, mostra que a fragilidade emocional é uma das grandes barreiras para o sucesso profissional dos jovens que fazem parte da geração Y. Será que podemos atribuir esta condição ao excessivo uso da tecnologia? Em partes sim, porque a comunicação é excessivamente feita por meios tecnológicos como, de redes sociais, ou ferramentas de mensagens instantâneas como WhatsApp, por exemplo. Desta forma, os jovens acabam deixando de lado a percepção corporal, gestual e oral, dificultando a identificação de suas emoções e a dos outros, tornando-se assim, pessoas mais carentes e portanto, sofrendo problemas de relacionamento com os colegas.

Fonte: 

http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/como-a-geracao-y-pode-ter-mais-inteligencia-emocional

http://exame.abril.com.br/carreira/noticias/emocoes-sao-o-principal-obstaculo-para-geracao-y-diz-estudo

O que desmotiva o jovem profissional da Geração Y?

No cenário corporativo atual onde a "Tecnologia da Informação" possibilita uma gigantesca produção de conteúdos diários, as atividades profissionais tornaram-se mais dinâmicas e os jovens da “Geração Y” que fazem uso desta tecnologia acabam sendo desafiados constantemente em busca de inovações. Todavia, estes desafios poderiam ser bem mais motivadores se não fosse pelos seus líderes “Veteranos”, que através da incoerência e a falta de transparência nas suas atitudes, acabam atingindo negativamente os a atuação dos jovens no mercado de trabalho.

Fonte: http://exame.abril.com.br/rede-de-blogs/sidnei-oliveira/2014/10/17/a-incoerencia-desmotiva-a-geracao-y/