Sua gestão de documentos é eficiente?

Você ainda mantém seu arquivo morto físico, sem gestão, sem segurança, porque?

A falta de Gestão de Documentos ocasiona vários problemas, dentre eles: perda da informação, acidentes digitais e custos elevados. Mas, com a tecnologia ficou muito mais fácil, prático, rápido e seguro de cuidar das nossas informações. Utilizando um sistema de GED você consegue guardar a sua documentação de forma segura e organizada. E se este sistema for em CLOUD (nuvem), melhor ainda, pois, as informações estarão extremamente seguras! Mas, se você investiu em servidor local e não quer se desfazer dele neste momento, procure pelo menos fazer um backup em nuvem, pois, hoje é a forma mais segura de guardar informações. Mas, cuidado com o que você vai escolher! Tanto o sistema como a nuvem precisam ser criptografados, ter replicação simultânea e login e senha para acesso.

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Você tem dificuldade de conferir a mercadoria na hora que chega a carga?

Guarda e Validação do XML com Manifesto para agilizar processo de conferência.

Hoje existe no mercado soluções para Gestão, Guarda e Validação de XML, que, acoplado a um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos, faz a importação automatizada do XML das notas de produto emitidas contra o CNPJ da sua empresa, de forma automática. O sistema vai até a Receita Federal, valida a nota, importa a DANFE (PDF), indexa e guarda, possibilitando que a conferência da mesma possa ser feita antes de chegar a mercadoria. Isso tudo de forma automática, veja só que bacana! Ah, e se você preferir o sistema pode fazer o manifesto de forma automática também!

Conhece algum sistema que faça isso? Tem dúvida? Posso te ajudar, escreve aí

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Invasão de hackers

Infelizmente ninguém está a salvo da invasão de hackers. 

 

Um fator importante que vem preocupando muito o mercado é A FALTA DE SEGURANÇA na troca de dados sigilosos e inúmeros documentos espalhados em diversos locais diferentes como (Hds, pen-drive, e-mails, diretórios de rede, etc.)

Tecnologia como a Gestão de Documentos e Processos (ECM/BPM), somados a criptografia, tornam os documentos trafegados eletronicamente uma solução prática e factível para os mais diferentes nichos de mercado, permitindo que as informações estejam centralizadas e um repositório e sejam codificadas, evitando que outras pessoas as acessem indevidamente.

Há ainda a possibilidade da assinatura digital que garante esta segurança para os negócios, na qual o documento é assinado por meio de uma plataforma 100% segura, fácil, ágil, e acima de tudo criptografada, em conformidade com a legislação brasileira.

Com esta solução, os documentos são 100% auditados e estão salvos de qualquer tipo de violação. Além da redução de custos, proporciona maior segurança, agilidade, praticidade e eficiência nos processos. Por este motivo, esta tendência já é realidade e quem não aderir vai ficar para trás de muitas organizações que já utilizam a gestão de documentos e já conseguem identificar um aumento nos lucros e otimização do tempo.

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Em breve os cartórios deixarão de existir?

Documento Digital com validade jurídica

Você já ouviu falar em Certificado Digital? Ao contrário do que muitas pessoas pensam, o certificado digital não serve somente para emitir nota fiscal, ele tem muitas outras funcionalidades. A Assinatura Digital serve para assinar qualquer documento eletrônico, tem validade jurídica inquestionável e equivale a uma assinatura de próprio punho.

Utilizando a assinatura digital, sua empresa elimina o processo manual de coleta de assinaturas, a remessa física de documentos, o reconhecimento de firmas e a gestão de documentos físicos, reduzindo custos, simplificando processos e agilizando a formalização de documentos.

Hoje, existem sistemas que trabalham com a gestão do documento, permitindo que ele seja assinado de dentro do próprio software. Mas muito cuidado na hora de escolher uma Solução! Fique atento se ela é criptografada, se garante integridade e autenticidade.

Não sabe por onde começar a procurar? Eu ajudo você

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E se todas as informações da sua empresa fossem perdidas, o que aconteceria?

 

Pra que correr riscos?

Os dados de qualquer empresa estão correndo riscos diariamente, seja por falhas humanas, operacionais, ambientais, vírus ou hackers. Por isso, é importante se prevenir, antes de passar pela terrível e desgastante experiência de perder todas as informações.
Já ouviu falar em computação em nuvem? Ela nos permite criar um servidor virtual, onde todos os seus dados estarão arquivados seguindo os mais rigorosos protocolos de segurança, sendo que os mesmos serão replicados (copiados) para vários outros servidores, praticamente eximindo a perda das informações. Ah, outra coisa bacana é que trabalhando com servidor virtual, você não precisa se preocupar em fazer backup em HD Externo, Pen Drive ou pagar alguém para fazer para você, pois, quando se trabalha com a computação em nuvem, o backup é feito automaticamente copiando as informações para vários servidores que trabalham simultaneamente. 

Gostaria de saber como criar um servidor virtual? Não sabe por onde começar?
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Você sabia que a Lei da Liberdade Econômica Nº 13.874 foi aprovada?

"Após a digitalização, constatada a integridade do documento digital, o original poderá ser destruído"

A Lei da Liberdade Econômica 13.874, aprovada em 20 de Setembro de 2019, tem como intuito desburocratizar e simplificar as atividades empresariais. Entre as mudanças propostas esta o item X do Art. 3º, que nos permite trabalhar com a digitalização dos documentos. Nela, esta expressamente autorizada a substituição dos documentos físicos pelos documentos digitais, desde que, seja reconhecida à integridade do documento eletrônico. Além de reduzir o custo com toda a papelada impressa, será possível reduzir o tempo de processo para localizar esta documentação, arquivar, assinar e por aí vai...

Mas cuidado!!! Você precisa ter um sistema que faça o controle e a gestão destes documentos da forma correta. Ele precisa ser criptografado, ter rastreabilidade e trabalhar com a gestão deste documento. Ah, e também precisa ter integração com certificado digital, pois, os documentos digitalizados precisam ser assinados com o certificado digital da empresa para terem validade jurídica.

Tem dúvida de como fazer? Por onde iniciar este processo? Escreve aí que te ajudamos. 

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Impacto da Lei Geral de Proteção de Dados na documentação de RH

O setor de RH não pode “relaxar” e precisa rever seus procedimentos internos e contratos para atenderem as novas normas.

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, nro 13.709/18 tem o objetivo de proteger legalmente as informações de pessoas naturais, pessoas físicas, tais como, nome, endereço, idade, estado civil, CPF, e-mail, RG, situação patrimonial. Com isso, órgãos públicos e empresas privadas (salvo em hipóteses legais) somente poderão utilizar dados com o consentimento da pessoa, que por sua vez, poderá pedir interrupção da coleta dos dados, portabilidade e até exclusão dos mesmos.

O conselho é para RH iniciar a adequação catalogando ativos (de dados) mantidos pela empresa, identificando os dados pessoais disponíveis e a real necessidade de guarda e tratamento desses dados, avaliando quais podem ser enquadrados na categoria de sensíveis.

Junto com o desenvolvimento de uma nova Política Interna e programas de conscientização das novas regras, o processo de catalogação permitirá realizar um mapeamento detalhado dos dados pessoais tratados pela empresa e do seu ciclo de vida., identificando:

• Quais são os dados armazenados atualmente?
• Quais são os dados que devem ser legalmente mantidos. Ex. : para atender eSocial
• Quais dados são imprescindíveis ao desenvolvimento da atividade laboral? E.: formação, registro profissional, certidões negativas etc.
• Por quanto tempo será necessário manter esses dados armazenados?
• Como proteger os dados armazenados?
• Quais são os dados disponíveis e que podem ser descartados?
• Quais são os dados que devem ser mantidos e dependem de autorização do colaborador titular para armazenamento e tratamento?

Manter a conformidade na gestão de documentos do RH é fundamental e lamento, mas fazer isso de forma manual, sem uma ferramenta adequada é praticamente impossível.

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