Você está adequado as Políticas exigidas pelo MEC?

Após toda a documentação estar digitalizada, é necessário armazená-la. Por isso, outra exigência do MEC é que as instituições implementem a Gestão Eletrônica de Documentos – GED.

Segundo a Portaria 315, para que possa ser localizada e recuperada de maneira mais fácil, toda a documentação deve ser indexada, estejam os documentos em meio físico ou digital.

Além da indexação, deve ser aplicada a Tabela de Temporalidade Documental, que deve assegurar a norma legal e administrativa dos documentos nas fases (arquivo corrente, intermediário e permanente) de acordo com as especificações da Portaria AN/MJ nº 92 de setembro de 2011.

Com isso fica a cargo das IES obedecerem os prazos de guarda e destinações finais desses documentos.

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3 pontos críticos exigidos com a LGPD

A LGPD - Lei Geral de Proteção de Dados (13.709/2018), sancionada em 2018, está em alta e representa um marco legal para a proteção de dados pessoais e a privacidade dos brasileiros.

A nova lei terá grandes impactos nos negócios, nos consumidores e principalmente nas relações de trabalho, exigindo das empresas algumas adequações em seus processo administrativos internos de tratamento de dados, sob pena de multas e outras sanções administrativas.

Esteja atento para adequar-se a estes pontos chaves:

• Mapear e Catalogar os dados: unificar todas as informações de posse da empresa e fazer um inventário de seus dados e investigar seu status de segurança atual. 

• Finalidade e Rastreabilidade dos dados: os dados só poderão ser utilizados para as finalidades permitidas para os quais foram coletados, bem como o controle de acesso aos mesmos.

• Políticas de privacidade: Estabelecer políticas de uso, bem como projetar, desenvolver e entregar uma política de privacidade completa e clara, onde seja possível entender o propósito da coleta dos dados. Esta política também se estende a qualquer outra organização que possa receber, manipular e processar estes dados Portanto, eles se tornam automaticamente responsáveis em conjunto se houver alguma violação. 

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Já pensou em uma ferramenta que controla as versões dos seus arquivos?

Existe um problema muito comum nas organizações que são os documentos obsoletos, sabe aquele documento que nunca mais será acessado, está desatualizado, na versão antiga. Pois é, o que fazer com estes documentos? Como saber de sua existência? Qual é a versão correta? Pode ser excluído ou não? 

Utilizar um documento na versão errada pode trazer grandes prejuizos, isso sem falar nos espaço desnecessário que é utilizado para manter estes arquivos. Mas encontrar respostas para estas quesões não é algo assim tão dificil. Digo isso porque você pode optar pela utilização de uma ferramenta que controla automaticamente o versionamento dos arquivos, assim, toda vez que houver alteração é possível identificar o histórico de alterações, quando foi alterado e porque quem. Além do mais, é possível criar regras de temporalidade para mantê-los durante o ciclo de vida necessário e descarta-lo após ultrapasar o periodo estabelecido.

Assim fica fácil responder as questões acima, de forma intuitiva e eficiente, e sem dor de cabeça. Há, mas é claro que deve ser estruturado um ambiente único e exclusivo para esta finalidade, sem essa história de guardar arquivos em lugares diferentes, computadores, e-mails, discos externos, etc. Caso contrário, esqueça a ideia porque qualquer coisa que você fizer diferente disso, não vai funcionar. Então, se você usar as ferramentas certas, você conseguirá sobreviver. 

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Você sabe qual a diferença da empresa que possui gestão de documentos e a que não possui?

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Porque correr riscos copiando dados em HD Externo?

AO INVÉS DE GUARDAR OS SEUS DADOS EM HD EXTERNO, ESCOLHA UMA NUVEM DE SUA PREFERÊNCIA QUE TE TRAGA SEGURANÇA E CONFIANÇA.

GUARDAR DOCUMENTOS NA NUVEM TE PERMITE TER ALTA ESCALABILIDADE E DISPONIBILIDADE, SEM CUSTO DE INVESTIMENTO EM SERVIDOR LOCAL E COM RÁPIDA IMPLANTAÇÃO.

E O MELHOR, PODE SER ARMAZENADO QUALQUER VOLUME DE DADOS, ISSO SIGNIFICA QUE, ATENDE EMPRESAS DE TODOS OS PORTES.

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3 exigências do MEC que vão mudar definitivamente o seu negócio

VAMOS FALAR SOBRE 3 EXIGÊNCIAS DO MEC QUE DEVERÃO SER ADOTADAS ATÉ ABRIL DE 2020:

• DIGITALIZAÇÃO DO LEGADO EM MEIO DIGITAL;
• IMPLEMENTAÇÃO DE PROCESSO PARA GESTÃO DOCUMENTAL;
• PROCESSOS PARA GESTÃO DOCUMENTAL DO ACERVO.

SE QUISER SE APROFUNDAR MAIS SOBRE O ASSUNTO SUGIRO COMEÇAR POR AQUI

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