Sustentabilidade, Economia, Produtividade e Segurança

A gestão eletrônica é o caminho mais eficiente para as organizações que objetivam a sustentabilidade no meio profissional e que pretendem reduzir seu impacto no meio ambiente. Sua adoção compreende a uniformização e digitalização de documentos e processos, reduz o uso de papel, é ecologicamente correta e ainda contribui para eficiente gestão do ambiente de trabalho. A erradicação quase completa de documentos impressos, além do impacto positivo para o meio ambiente, traz benefícios para escritórios em aspectos como: 

1. Organização de processos: A padronização facilita o acesso à informação, determinando os fluxos dentro da empresa e diminui o tempo na busca por um papel específico em um processo em andamento.
2. Protege a memória da entidade: A Gestão de Documentos torna desnecessário o desperdício de um espaço físico para manter um arquivo. A memória da organização fica protegida, sem sofrer o desgaste inevitável que o papel físico sofre, além de ficar disponível para acesso remoto rapidamente a qualquer momento. Ter o registro histórico da entidade organizado e resguardado é essencial para as empresas não perderem nada com uma possível rotatividade de funcionários, extravio ou desastre.
3. Redução de Custos: O impacto mais visível nos custos de uma empresa que opta por uma Gestão de Documentos é a diminuição expressiva de gastos com reprodução de papel, tonner e manutenção de impressoras. Também diminui os custos com manutenção de arquivo e transporte para levar documentos de um espaço para o outro (caso a entidade seja descentralizada, por exemplo). Neste caso há uma economia de combustível, correios e desgaste do veículo. Mesmo dentro da empresa, não será mais necessário o deslocamento de colaboradores de uma sala para outra, deixando-o com mais tempo para se dedicar a outras tarefas. 
4. Organização e Produtividade: Salas destinadas para um grande almoxarifado não precisam mais ser ocupadas para armazenar documentos físicos. Além de o arquivo digital ficar organizado em um ambiente seguro, protegido e de fácil acesso, do ponto de vista organizacional, tira os documentos de circulação física. Os relatórios não ficam empilhados na mesa dos colaboradores, reduzindo a possibilidade de perda e extravio. Agiliza consultas para responder rapidamente a auditorias, demandas judiciais e aos próprios clientes e fornecedores, além de manter todo o histórico e controle dos documentos.